Capítulo III

ANALISIS DEL SISTEMA

1) Características del Sistema

Se quiere obtener a partir de los pedidos que hacen los clientes, las facturas, además mantener un inventario permanente dando salida a la mercancía facturada y entrada a la mercancía adquirida, con el objeto de poder valorizar la mercancía que se tiene en almacén en el momento deseado.

Otra ventaja que se tiene al mantener el inventario permanente, es que se puede llevar un control preciso de los artículos que están fuera del stock; ya sea por arriba del máximo o por debajo del mínimo, y obtener un listado de los artículos con sobre existencia y otro con los que hay que resurtir, calculando el promedio de venta en los treinta días anteriores e indicando para cuantos días durará la existencia.

De la facturación y de las compras se desean obtener dos resúmenes; uno diario que contenga los totales de cada artículo respectivamente, y otro mensual con los importes acumulados por clientes y proveedores.

2) Análisis del Sistema

Tomando como base los datos del catálogo de cuentas y los resultados que se quieren obtener, se analiza:

FACTURACION. Lo primero que se necesita es un archivo con los datos de los clientes y un archivo con todos los artículos disponibles. El cliente pasa el pedido y un empleado pondrá las claves de los artículos y el número de cuenta del cliente; con éstos datos el operador puede digitar el pedido y obtener la factura. En archivos quedarán, diario de venta por artículos (para estadísticas diarias), importe de la venta total por cliente (para estadísticas mensuales) y el resultado de la resta de las existencias, las mercancías facturadas.

COMPRAS. Se necesita un archivo con los datos de los proveedores y el archivo de artículos (que es el mismo que se requiere en facturación). Un empleado pondrá a las remisiones de los proveedores las claves de los artículos y el número del proveedor; el operador digita estos datos y obtiene la póliza de compras diarias. En archivos quedarán, diario de compras por artículo (para estadísticas diarias), importe total de la compra a cada proveedor (para estadísticas mensuales), y se aumentarán a las existencias las mercancías adquiridas.

RESUMEN DEL DIARIO DE VENTAS Y COMPRAS. De los archivos de Diario de Ventas y Diario de Compras, se hace un resumen por orden de los artículos y el monto de cada uno; tanto en ventas como en compras e indicando al final los totales generales para cada caso.

RESUMEN MENSUAL PARA CLIENTE Y PROVEEDORES. Para llevar a cabo este resumen, se tomará la sumatoria que se fue acumulando durante todo el mes en el archivo de Clientes y en el de Proveedores respectivamente y se calcularán al final los totales generales respectivos.

VALORIZACION DE INVENTARIOS. Para valorizar el inventario en algún momento dado, se necesitan solamente los datos del archivo de Artículos. Se toma de cada artículo la existencia a esa fecha y se valoriza, primero a precio de costo y después a precio de venta; también se calcula el porciento de utilidad marginal en cada artículo. Se indican al final los totales generales a costo y a venta.

EXISTENCIAS MAYORES QUE EL MAXIMO Y MENORES QUE EL MINIMO. Esto consiste en listar solamente los artículos cuya existencia está por encima del stock máximo o por debajo del stock mínimo, con lo cual se pueden detectar rápidamente los artículos con sobre existencia y disminuir con esto consecuentemente los costos de inventario, así como activar los pedidos de los artículos que están por debajo del mínimo.

ARTICULOS A RESURTIR. Es una de las partes más útiles del sistema, ya que este listado nos permite en base a datos estadísticos, calcular el consumo diario promedio, comparar lo con el stock mínimo (que es el inventario de seguridad) y decirnos cuando y cuanto de cada artículo hay que pedir para minimizar las pérdidas, ya sea por dejar de vender o por sobre existencia.

Del análisis anterior nos damos cuenta que intervienen archivos, documentos, programas, reportes, etc. Para mayor comprensión se clasificarán de la siguiente manera:

ARCHIVOS EN DISCO (A)

  A-1   Clientes        "CLTS"
  A-2   Artículos       "ARTI"
  A-3   Proveedores     "PROV"

PROGRAMAS (P)

  P-1   Clientes                          CLIENTES
  P-2   Proveedores                       PROVEDOR
  P-3   Artículos                         ARTICULO
  P-4   Facturas                          FACTURAS
  P-5   Compras                           COMPRAS
  P-6   Resumen Diario Ventas/Compras     RESUDIA
  P-7   Resumen Mensual cl/prov.          RESUMEN
  P-8   Valorización de Inventario        VALINVE
  P-9   Listados Estadísticos             ESTADI

DOCUMENTOS (D)

  D-1   Memorándum de clientes (altas, bajas, cambios)
  D-2   Memorándum de proveedores
  D-3   Memorándum de artículos
  D-4   Pedido del cliente
  D-5   Factura del proveedor

REPORTES (R)

  R-1   Catálogo de Clientes
  R-2   Catálogo de Proveedores
  R-3   Catálogo de Artículos
  R-4   Factura
  R-5   Póliza de Compra
  R-6   Resumen Diario V/C
  R-7   Resumen Mensual C/P
  R-8   Inventario Valorizado
  R-9   Artículos Mayores que el Máximo
  R-10  Artículos Menores que el Mínimo
  R-11  Artículos a Resurtir

Estas claves se usarán posteriormente en los Diagramas de Flujo.

3) Diagrama de Flujo del Sistema

La figura III-1 contiene el diagrama general de todo el sistema.

El diagrama, dibujado a mano en la tesis original, conecta los 5 documentos (D-1 a D-5) con los 9 programas (P-1 a P-9), los 3 archivos en disco (A-1, A-2, A-3) y los 11 reportes (R-1 a R-11). Es el mapa completo del sistema.