Capítulo VI

INSTALACION Y OPERACION DEL SISTEMA

1) Instalación del Sistema

La instalación del sistema se inicia con el cambio del nombre o la razón social de la empresa. En éste caso el nombre es, Cía. Distribuidora de Muebles, S.A., se encuentra en la variable P$ de cada programa y tiene capacidad para una longitud de 50 caracteres.

A continuación se comienzan a dar de alta todos los clientes. El archivo tiene una capacidad para cincuenta clientes, pero si se desea mayor capacidad, entonces hay que aumentar el número de blocks (antes de empezar a dar de alta los clientes), en el programa CLIENTES, en la línea 410. Para hacerlo, hay que tomar en cuenta la longitud de cada registro del archivo CLTS que es de 126 bits. Si se quiere que el archivo tenga capacidad para 150 clientes por ejemplo, entonces se multiplican los 150 clientes por los 126 bits del registro y, el resultado (18900) se divide entre la longitud de un block (256) y se tiene 73.828 por lo que se puede crear el archivo con 75 blocks.

Después de los clientes se dan de alta los proveedores. El archivo tiene capacidad para veinte proveedores, pero si se desea aumentar el número de proveedores, entonces hay que aumentar el número de blocks (antes de comenzar a dar de alta los proveedores), en el programa PROVEDOR, en la línea 410. Para hacerlo, se pueden seguir las mismas instrucciones que se dieron para el archivo de clientes.

Posteriormente se dan de alta todos los artículos con sus precios, existencia, etc. El archivo de artículos tiene capacidad para cincuenta artículos. Si se desea aumentar la capacidad de este archivo, entonces hay que aumentar el número de blocks (antes de empezar a dar de alta los artículos), en el programa ARTICULO, en la línea 410. Para hacerlo, se pueden seguir las mismas instrucciones que se dieron para el archivo de clientes, pero tomando en cuenta que la longitud de un registro del archivo ARTI es de 210 bits.

En ese momento se está en condición de elaborar la primer factura y después las pólizas de compras. Después de esto, se puede sacar el resumen diario de ventas y compras.

En el momento que se desee, después de haber terminado de dar las altas de los artículos con todos sus datos, se puede obtener una valorización del inventario.

Al final del mes, se puede sacar el resumen mensual de clientes y proveedores.

Respecto a las estadísticas, se pueden sacar los listados de los artículos cuyas existencias estén por arriba del máximo o por debajo del mínimo en cualquier momento; pero el listado de los artículos a resurtir, solamente se puede sacar después de los primeros treinta días hábiles de facturación, ya que las estadísticas de ventas se calculan en base a treinta días anteriores a la fecha. Si se desea este reporte antes de los primeros treinta días de facturación, entonces hay que asignarle el número de días a la variable P en el programa ESTADI en la línea 300. De igual manera, si se quieren cambiar los criterios explicados en el reporte R-11 de la página 29, entonces hay que hacer los cambios deseados en la línea 327 del mismo programa.

2) Manual de Operación

Este sistema se opera a través de un solo disco que contiene los programas y los archivos necesarios.

Para empezar a trabajar en el Sistema de Facturación y Control de Inventarios, se introducirá el disco en la unidad 1 (ver figura II-5, página 7) y se accionará el botón de RESET de la unidad de discos. Una vez que aparezca el mensaje que nos indica que estamos en el sistema operativo, digitar GO BASIC y oprimir RETURN; cuando aparezca READY, se digita LOAD SIS y se oprime RETURN, esperando hasta que aparezca READY; entonces se digita RUN y se oprime RETURN. En este momento empieza a funcionar el sistema. Aparece primeramente el mensaje de la figura VI-1 por un momento, posteriormente aparece el mensaje de la figura VI-2 por unos instantes y, en seguida las opciones del sistema, figura VI-3.

Hay que digitar la opción de lo que se desea hacer. A continuación se analiza detenidamente cada una de las opciones que ofrece el sistema:

P-1) Clientes

Este programa sirve para dar altas, bajas y cambios al archivo CLTS. Las opciones del programa permiten: 1) Alta, 2) Baja, 3) Cambio, 4) Listado (impresión del catálogo completo de clientes en papel de 132 columnas), 5) Regresar al Sistema y 6) Fin del Proceso.

Al elegir Alta, el sistema pide el número del nuevo cliente y luego cada uno de los campos: nombre, dirección, colonia, población y teléfono. Para Baja se pide el número del cliente a eliminar y se confirma. Para Cambio se localiza el cliente, se muestran sus datos actuales y se permite modificar cualquier campo.

P-2) Proveedor

Este programa sirve para dar altas, bajas y cambios al archivo PROV. En todas las opciones aparecen los mismos mensajes y se siguen las mismas indicaciones que se dieron para el programa CLIENTES.

P-3) Artículo

Este programa sirve para dar altas, bajas y cambios al archivo ARTI. Las opciones son las mismas: alta, baja, cambio, listado, regresar y fin. La diferencia está en los campos del registro: clave, descripción, precio de costo, precio de venta, existencia, stock mínimo y stock máximo. Las variables estadísticas (C8$, C8, C9) son manejadas automáticamente por otros programas.

P-4) Facturas

Este programa genera las facturas en base a los pedidos de los clientes. Pide el número de cliente (debe existir en CLTS), el número de factura, la fecha y a continuación los artículos: clave (debe existir en ARTI) y cantidad. El programa busca el artículo, descuenta la cantidad de la existencia, calcula importes y al final imprime la factura completa y actualiza el importe acumulado del cliente en CLTS.

P-5) Compras

Análogo a Facturas pero para las pólizas de compra. Pide el número de proveedor (de PROV), número de póliza, fecha, y los artículos con su clave y cantidad. Aumenta la existencia en ARTI y actualiza las compras acumuladas del proveedor en PROV.

P-6) RESUDIA (Resumen Diario)

Las opciones son: 1) Resumen diario de Compra-Venta (pide la fecha y comienza a imprimir el reporte en papel de 132 columnas, ejemplo en la figura IV-6 de la página 35); 2) Poner en cero las columnas de compra y venta (esta opción debe realizarse única y exclusivamente después de obtener el listado del resumen diario; al confirmar con “S” continúa trabajando y al terminar muestra “YA ESTA!”; si la respuesta es “N” aparece “HAS LO !!”); 3) Regresar al Sistema y 4) Fin del Proceso.

P-7) Resumen

Este programa se utiliza para obtener el listado de Clientes-Proveedores con sus importes mensuales respectivos. En éste programa, aparecen los mismos mensajes y se siguen las mismas indicaciones que se dieron para el programa RESUDIA.

P-8) Valinve (Valorización de Inventario)

Este programa sirve para obtener un reporte con la valorización del inventario. La opción 1, Valorizar el Inventario, después de pedir la fecha, transfiere de inmediato el control a la impresora donde se debe de haber colocado con anterioridad papel de 132 posiciones. Un ejemplo de éste reporte se puede ver en la figura IV-8, de la página 37. Las opciones 2 y 3 son Regresar al Sistema y Fin del Proceso.

P-9) Estadi (Listados Estadísticos)

Este programa se utiliza para obtener algunos listados estadísticos. Las opciones 1 y 2 sirven para obtener los listados de artículos cuyas existencias se encuentran por arriba del máximo y por debajo del mínimo respectivamente; ejemplos en las figuras IV-9 (página 38) y IV-10 (página 39). En ambos casos se utiliza en la impresora papel de 92 posiciones y en los tantos que se desee. La opción 3, Listado de Artículos a Resurtir, solamente requiere indicarle la fecha y de inmediato comenzará a imprimirse el reporte en papel de 132 posiciones. Las opciones 4 y 5 son Regresar al Sistema y Fin del Proceso.